Vous ouvrez Excel, faites d\u00e9filer quarante contrats de services externalis\u00e9s et cherchez lequel se reconduit tacitement ce mois-ci. Le pr\u00e9avis de trois mois, vous le connaissez par c\u0153ur, ou gr\u00e2ce \u00e0 un coll\u00e8gue qui part \u00e0 la retraite la semaine prochaine. C’est \u00e0 ce moment pr\u00e9cis que la plupart des acheteurs constatent que leur gestion des contrats n’est plus adapt\u00e9e \u00e0 leur travail. La question n’est pas de savoir quel logiciel de gestion des contrats pour les acheteurs offre le plus de fonctionnalit\u00e9s, mais ce dont vous avez besoin au quotidien une fois la signature appos\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n
Cet article approfondit une r\u00e9flexion pr\u00e9c\u00e9dente sur la conviction interne n\u00e9cessaire pour acqu\u00e9rir un nouveau logiciel<\/a>. Il y \u00e9tait question d’adh\u00e9sion. Ici, il s’agit du fond : ce qu’un acheteur tactique Services recherche r\u00e9ellement lorsqu’il souhaite quitter Excel.<\/p>\n\n\n\n Excel convient parfaitement pour enregistrer un contrat. Le probl\u00e8me commence apr\u00e8s la signature, car c’est l\u00e0 que d\u00e9bute le v\u00e9ritable travail. Un contrat de nettoyage ou de s\u00e9curit\u00e9 externalis\u00e9 court sur trois \u00e0 cinq ans. Durant cette p\u00e9riode, vous devez suivre des actions, contr\u00f4ler des SLA, v\u00e9rifier des indexations et surveiller les dates de reconduction. Une feuille de calcul ne fait rien de tout cela par elle-m\u00eame.<\/p>\n\n\n\n Quatre \u00e9l\u00e9ments posent syst\u00e9matiquement probl\u00e8me dans Excel pour les services externalis\u00e9s :<\/p>\n\n\n\n Pour en savoir plus sur ce point de bascule, lisez Excel en facility management : l’heure des adieux<\/a>.<\/p>\n\n\n\n De nombreux acheteurs disposent d\u00e9j\u00e0 d’AFAS, d’Exact ou d’un syst\u00e8me de d\u00e9penses. Ce n’est pas un probl\u00e8me, c’est la base. Votre ERP enregistre l’existence d’un contrat, son co\u00fbt et sa date d’\u00e9ch\u00e9ance. Cela fonctionne bien et il n’est pas n\u00e9cessaire de le remplacer.<\/p>\n\n\n\n Ce que votre ERP ne fait pas : il ne sait pas si le prestataire atteint le SLA, quelle action reste en suspens ce mois-ci ou si l’indexation refactur\u00e9e est correcte. Il enregistre la forme du contrat, pas son contenu. Le logiciel de gestion des contrats pour les acheteurs comble pr\u00e9cis\u00e9ment cette lacune. Il ne s’agit donc pas d’un remplacement, mais d’un compl\u00e9ment qui g\u00e8re le contenu des contrats externalis\u00e9s en parall\u00e8le de l’enregistrement dans votre ERP. La diff\u00e9rence entre enregistrer et g\u00e9rer est d\u00e9velopp\u00e9e plus en d\u00e9tail dans administration des contrats vs. gestion des contrats<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Prenons un acheteur tactique Services au sein d’un \u00e9tablissement de sant\u00e9, avec 25 contrats externalis\u00e9s portant sur le nettoyage, la restauration, la s\u00e9curit\u00e9 et l’entretien des espaces verts. Le moment de l’achat est pass\u00e9. Ce qui compte d\u00e9sormais, c’est le pilotage qui suit. Concr\u00e8tement, cinq \u00e9l\u00e9ments doivent \u00eatre justes au quotidien :<\/p>\n\n\n\n C’est l\u00e0 que la majeure partie de l’argent s’\u00e9chappe. Des \u00e9tudes de WorldCC, PwC et McKinsey montrent qu’en moyenne 2,6 % de la valeur contractuelle dispara\u00eet chaque ann\u00e9e en cas d’administration d\u00e9faillante des contrats, et que 95 % des organisations n’ont pas une visibilit\u00e9 compl\u00e8te sur leurs propres obligations contractuelles. Pour un acheteur g\u00e9rant un portefeuille de plusieurs millions, il ne s’agit plus d’une erreur de calcul, mais d’une fuite structurelle.<\/p>\n\n\n\n Dans les secteurs public, de la sant\u00e9 et de l’enseignement, le r\u00f4le de l’acheteur \u00e9volue. L\u00e0 o\u00f9 tout tournait autrefois autour de l’appel d’offres et de la signature, il s’agit d\u00e9sormais d’un pilotage continu de la performance et de la reddition de comptes. Des intitul\u00e9s tels que gestionnaire de contrats et demand manager gagnent du terrain. L’organisation n’assure plus le service elle-m\u00eame, mais pilote \u00e0 distance ce que le prestataire fournit.<\/p>\n\n\n\n Ce r\u00f4le de pilotage impose d’autres exigences \u00e0 votre logiciel. Vous devez pouvoir d\u00e9montrer \u00e0 tout moment quels engagements s’appliquent, s’ils sont respect\u00e9s et quels risques se pr\u00e9sentent. Lors d’un audit ou d’une reddition de comptes aupr\u00e8s d’une autorit\u00e9 de contr\u00f4le, ce n’est pas un luxe. Une feuille de calcul ne fournit pas cette preuve. Une vue d’ensemble centralis\u00e9e avec un historique, oui.<\/p>\n\n\n\n La plupart des articles comparatifs recensent les signatures \u00e9lectroniques, les mod\u00e8les et les rappels. Pour un acheteur Services, ce ne sont pas les crit\u00e8res qui font la diff\u00e9rence. Choisissez en fonction de ce dont vous avez besoin apr\u00e8s la signature :<\/p>\n\n\n\n Si vous choisissez en fonction des fonctionnalit\u00e9s, vous achetez un outil documentaire. Si vous choisissez en fonction du pilotage, vous obtenez une r\u00e9elle ma\u00eetrise de vos prestataires. C’est cette seconde option qui facilite votre travail.<\/p>\n\n\n\nPourquoi Excel montre ses limites d\u00e8s la signature du contrat<\/h2>\n\n\n\n
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Ce que votre ERP fait et ne fait pas avec vos contrats<\/h2>\n\n\n\n
Ce dont un acheteur Services a r\u00e9ellement besoin apr\u00e8s la signature<\/h2>\n\n\n\n
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Le r\u00f4le de pilotage : du moment de l’achat au pilotage continu<\/h2>\n\n\n\n
Les crit\u00e8res de s\u00e9lection qui comptent vraiment pour les achats<\/h2>\n\n\n\n
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Une seule v\u00e9rit\u00e9 partag\u00e9e : le tableau de bord des contrats en pratique<\/h2>\n\n\n\n