Un logiciel de gestion des contrats de maintenance pluriannuels surveille les d\u00e9lais de pr\u00e9avis, les moments d’indexation et les engagements de performance des contrats de maintenance et d’\u00e9nergie de longue dur\u00e9e. Il \u00e9met automatiquement une alerte bien avant une \u00e9ch\u00e9ance critique et associe cette action \u00e0 un responsable, afin qu’un contrat ne se reconduise pas tacitement \u00e0 un tarif que vous souhaitiez remplacer.<\/p>\n\n\n\n
Nous sommes en f\u00e9vrier. Par hasard, vous ouvrez le contrat de maintenance des installations de trois de vos b\u00e2timents. Le d\u00e9lai de pr\u00e9avis expirait trois mois avant le 31 d\u00e9cembre. Cette date est pass\u00e9e. Le contrat s’est reconduit de lui-m\u00eame, \u00e0 un tarif que vous jugiez d\u00e9j\u00e0 trop \u00e9lev\u00e9 il y a un an. Vous voil\u00e0 li\u00e9 pour douze mois, alors que le march\u00e9 est entretemps devenu moins cher. C’est pr\u00e9cis\u00e9ment ce moment que vous souhaitez anticiper.<\/p>\n\n\n\n
Dans l’immobilier, les contrats de maintenance et d’\u00e9nergie courent souvent sur trois \u00e0 dix ans. C’est justement pour cela qu’ils sortent si facilement du champ de vision. Le d\u00e9lai de pr\u00e9avis se situe des ann\u00e9es \u00e0 l’avance, le coll\u00e8gue qui a conclu le contrat est entretemps parti, et le document se trouve dans une bo\u00eete mail ou un dossier sur un disque partag\u00e9. Personne ne le surveille activement. Jusqu’\u00e0 ce qu’il soit trop tard.<\/p>\n\n\n\n
Un contrat court, vous le gardez encore en t\u00eate. Un contrat de sept ans, non. La dur\u00e9e est pr\u00e9cis\u00e9ment le probl\u00e8me : le jour o\u00f9 vous devez r\u00e9silier est si lointain que personne ne fixe de rappel. Et lorsque cela devient pertinent, le contexte a chang\u00e9.<\/p>\n\n\n\n
Le r\u00e9sultat est pr\u00e9visible. Chaque trimestre, vous \u00e9teignez des incendies au lieu de piloter \u00e0 l’avance. Les contrats qui se reconduisent \u00e0 votre insu, vous ne les remarquez qu’\u00e0 la r\u00e9ception de la facture. Selon les \u00e9tudes de WorldCC, PwC et McKinsey, une moyenne de 2,6 pour cent de la valeur contractuelle s’\u00e9vapore chaque ann\u00e9e en cas de gestion des contrats d\u00e9faillante. Pour un portefeuille immobilier comportant des contrats de maintenance de longue dur\u00e9e, ce n’est pas un chiffre abstrait, mais l’addition de d\u00e9lais de pr\u00e9avis manqu\u00e9s et d’indexations non contr\u00f4l\u00e9es.<\/p>\n\n\n\n
Beaucoup de personnes surveillent la mauvaise date. Elles fixent un rappel sur la date d’\u00e9ch\u00e9ance du contrat. Mais \u00e0 la date d’\u00e9ch\u00e9ance, vous ne pouvez plus rien faire. Le moment qui compte est le d\u00e9lai de pr\u00e9avis, souvent trois \u00e0 six mois avant cette \u00e9ch\u00e9ance. Si vous le manquez, le contrat se reconduit tacitement, g\u00e9n\u00e9ralement pour un an ou plus.<\/p>\n\n\n\n
Un contrat expirant le 31 d\u00e9cembre avec un d\u00e9lai de pr\u00e9avis de trois mois doit \u00eatre r\u00e9sili\u00e9 au plus tard le 30 septembre. En pratique, cela signifie que vous devez savoir d\u00e8s l’\u00e9t\u00e9 si vous ren\u00e9gociez, relancez un appel d’offres ou mettez fin au contrat. Si vous ne surveillez que la date d’\u00e9ch\u00e9ance, vous accusez structurellement trois mois de retard. Placez donc l’alerte sur la date de pr\u00e9avis, et non sur la date d’\u00e9ch\u00e9ance. C’est le choix le plus important dans la surveillance des contrats de maintenance.<\/p>\n\n\n\n
Un d\u00e9lai de pr\u00e9avis manqu\u00e9 vous co\u00fbte au minimum une ann\u00e9e \u00e0 un tarif que vous souhaitiez en r\u00e9alit\u00e9 remplacer. Faites le calcul sobrement. Prenez un contrat de maintenance de 60 000 euros par an. Le march\u00e9 est devenu moins cher, ou vous souhaitiez ren\u00e9gocier de meilleures conditions. Si vous manquez une \u00e9conomie de 8 pour cent, cela repr\u00e9sente pr\u00e8s de 5 000 euros qui courent pendant toute une ann\u00e9e. Uniquement parce que vous avez manqu\u00e9 une date.<\/p>\n\n\n\n
Sur un portefeuille comportant des dizaines de contrats de maintenance et d’\u00e9nergie, cela chiffre s\u00e9rieusement. Et cela ne s’arr\u00eate pas \u00e0 cette seule ann\u00e9e : sur le tarif reconduit, l’indexation annuelle continue simplement d’\u00eatre appliqu\u00e9e, ce qui creuse davantage l’\u00e9cart avec le prix du march\u00e9. Une seule date manqu\u00e9e signifie donc de l’argent qui continue de s’\u00e9vaporer chaque mois, pendant que vous assistez au spectacle sans pouvoir agir.<\/p>\n\n\n\n
Outre le d\u00e9lai de pr\u00e9avis, quelque chose d’autre passe en silence : le moment d’indexation. Une indexation n’est pas un automatisme que l’on accepte les yeux ferm\u00e9s, c’est un contr\u00f4le que quelqu’un doit effectuer. En pratique, cela se produit rarement. Le fournisseur envoie une facture ajust\u00e9e, et celle-ci est pay\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n
Trois \u00e9l\u00e9ments sont \u00e0 v\u00e9rifier \u00e0 chaque indexation.<\/p>\n\n\n\n
Un fournisseur qui applique le mauvais indice ou indexe un mois trop t\u00f4t le fait rarement d\u00e9lib\u00e9r\u00e9ment. Mais si personne ne contr\u00f4le, vous payez trop ann\u00e9e apr\u00e8s ann\u00e9e. \u00c9mettre une alerte au moment de l’indexation transforme cette hausse silencieuse en un contr\u00f4le conscient. C’est l\u00e0 le c\u0153ur d’une gestion des contrats<\/a> financi\u00e8re, par opposition \u00e0 une administration passive des contrats.<\/p>\n\n\n\n Il existe ici une confusion tenace. Un plan de maintenance pluriannuel (PMP) et un logiciel de gestion technique du patrimoine servent \u00e0 planifier la maintenance : quelle installation fait l’objet de quel entretien et \u00e0 quel moment, ce que cela co\u00fbte sur dix ans. Ce sont d’excellents syst\u00e8mes pour cette t\u00e2che. Mais ils ne surveillent pas les engagements contractuels sous-jacents.<\/p>\n\n\n\n La r\u00e9partition des r\u00f4les est simple : le plan pluriannuel planifie le travail, la gestion des contrats surveille le d\u00e9lai de pr\u00e9avis, l’indexation et les engagements de performance du fournisseur qui ex\u00e9cute ce travail. Vous avez besoin des deux. L’un ne remplace pas l’autre. Un logiciel de gestion des contrats de maintenance pluriannuels constitue la couche qui manque \u00e0 votre plan pluriannuel et \u00e0 votre ERP, ax\u00e9e sur le contenu et les \u00e9ch\u00e9ances du contrat lui-m\u00eame. Pour une organisation en r\u00e9gie qui pilote ses fournisseurs plut\u00f4t que d’ex\u00e9cuter elle-m\u00eame, c’est la diff\u00e9rence entre r\u00e9agir et piloter.<\/p>\n\n\n\nLe plan pluriannuel planifie la maintenance, la gestion des contrats surveille le contrat<\/h2>\n\n\n\n
Alertes automatiques sur les \u00e9ch\u00e9ances et les moments d’indexation<\/h2>\n\n\n\n