G\u00e9rer un accord-cadre ne commence pas au moment de la signature, mais dans les ann\u00e9es qui suivent. Six mois apr\u00e8s l’attribution, vous ne savez souvent plus pr\u00e9cis\u00e9ment ce qui a \u00e9t\u00e9 command\u00e9 au titre de votre accord-cadre. L’\u00e9quipe projet s’est dispers\u00e9e, l’attention s’est d\u00e9plac\u00e9e vers le march\u00e9 suivant, et les commandes subs\u00e9quentes se poursuivent sans que personne n’assure un suivi centralis\u00e9. C’est pr\u00e9cis\u00e9ment \u00e0 ce moment que la gestion d’un accord-cadre prend tout son sens.<\/p>\n\n\n\n
En effet, les gains d’un accord-cadre ne se r\u00e9alisent pas lors de la proc\u00e9dure de march\u00e9. Ils se r\u00e9alisent dans le pilotage des commandes, de la consommation et des performances qui en d\u00e9coulent pendant des ann\u00e9es. Et c’est justement l\u00e0 que l’attention faiblit dans la plupart des organisations.<\/p>\n\n\n\n
Une proc\u00e9dure de march\u00e9 dure des mois. \u00c9tude de march\u00e9, crit\u00e8res d’attribution, d\u00e9lais de recours, entretiens avec les fournisseurs. Le jour de la signature, tout cela ressemble \u00e0 un aboutissement. En r\u00e9alit\u00e9, la gestion d\u00e9bute \u00e0 cet instant pr\u00e9cis.<\/p>\n\n\n\n
Les personnes qui connaissent le contrat sont les premi\u00e8res \u00e0 partir apr\u00e8s l’attribution. Le responsable des achats se consacre au march\u00e9 suivant. L’\u00e9quipe projet se disperse. Le gestionnaire de contrat qui h\u00e9rite du dossier n’a pas particip\u00e9 aux n\u00e9gociations et doit se contenter de ce qui figure sur le papier. Ce n’est pas un hasard si les r\u00e9f\u00e9rentiels d\u00e9crivent la gestion des contrats comme un cycle continu : de l’enregistrement et de la gestion au suivi, \u00e0 l’\u00e9valuation et \u00e0 l’am\u00e9lioration. Pour un accord-cadre, ce cycle n’est pas une formalit\u00e9, mais l’endroit o\u00f9 se trouve la valeur.<\/p>\n\n\n\n
Un accord-cadre est un cadre. Il fixe les conditions applicables aux commandes futures, mais il ne constitue pas une obligation d’achat. Les commandes concr\u00e8tes, les commandes subs\u00e9quentes ou appels, vous les passez s\u00e9par\u00e9ment dans ce cadre.<\/p>\n\n\n\n
Cette distinction est au c\u0153ur du probl\u00e8me de gestion. L’accord-cadre est fig\u00e9 : les tarifs, le p\u00e9rim\u00e8tre, le plafond et les clauses d’indexation sont \u00e9tablis. Les commandes subs\u00e9quentes, elles, \u00e9voluent. Elles sont pass\u00e9es de mani\u00e8re d\u00e9centralis\u00e9e, par diff\u00e9rents services et sites, sur plusieurs ann\u00e9es. Celui qui ne voit que l’accord-cadre ne voit pas ce qui se passe en pratique. Et celui qui ne regarde que les commandes isol\u00e9es perd le cadre de vue.<\/p>\n\n\n\n
Prenons une commune disposant d’un accord-cadre pour la maintenance technique, o\u00f9 quatre services peuvent passer des commandes de mani\u00e8re autonome. L’accord-cadre est clair. Mais la somme des commandes n’existe nulle part. \u00c0 la fin de l’ann\u00e9e, il s’av\u00e8re que le plafond du contrat est presque atteint, alors que personne n’a assur\u00e9 de pilotage en cours de route.<\/p>\n\n\n\n
Les accords-cadres ont en principe une dur\u00e9e maximale de quatre ans, avec des exceptions qui autorisent une dur\u00e9e plus longue. Cette tendance vers des accords-cadres plus longs est significative, car chaque ann\u00e9e suppl\u00e9mentaire accro\u00eet la charge de gestion. Une dur\u00e9e plus longue signifie davantage de cycles d’indexation, davantage de moments de commande et davantage de performances \u00e0 consigner.<\/p>\n\n\n\n
Dans le cas d’un accord-cadre de longue dur\u00e9e, tout cela s’accumule. Une indexation mal appliqu\u00e9e se r\u00e9percute pendant des ann\u00e9es sur chaque commande suivante. Un p\u00e9rim\u00e8tre qui s’\u00e9largit discr\u00e8tement au fil des commandes partielles ne devient visible que lorsqu’il est trop tard. Et c’est pr\u00e9cis\u00e9ment pour ces contrats plus longs qu’une \u00e9conomie moyenne de 8 pour cent par an, cumul\u00e9e sur plusieurs ann\u00e9es, repr\u00e9sente une somme consid\u00e9rable, \u00e0 condition de prendre la gestion au s\u00e9rieux.<\/p>\n\n\n\n
Sans gestion active d’un accord-cadre, les risques s’accumulent. Non pas de mani\u00e8re spectaculaire, mais insidieuse. Les probl\u00e8mes les plus fr\u00e9quents sont les suivants :<\/p>\n\n\n\n
Ces probl\u00e8mes r\u00e9sultent rarement d’un manque de volont\u00e9. Ils naissent du fait que l’information est dispers\u00e9e : l’accord-cadre dans un syst\u00e8me, les commandes dans les factures et les e-mails, les performances dans la t\u00eate de personnes qui \u00e9taient pr\u00e9sentes par hasard. Selon WorldCC, PwC et McKinsey, en moyenne 2,6 pour cent de la valeur du contrat s’\u00e9vapore chaque ann\u00e9e \u00e0 cause d’une gestion d\u00e9faillante. Pour un accord-cadre comptant des dizaines de commandes sur quatre ans, ce chiffre n’a rien de th\u00e9orique.<\/p>\n\n\n\n
Pour g\u00e9rer un accord-cadre, vous devez conserver en permanence plusieurs \u00e9l\u00e9ments en vue par accord-cadre. Non pas sous forme de reporting isol\u00e9 a posteriori, mais comme une vue vivante \u00e0 partir de laquelle vous pilotez :<\/p>\n\n\n\n
Dans le Contract Dashboard de GRIP<\/a>, vous reliez ces commandes et ces performances \u00e0 l’accord-cadre dont elles rel\u00e8vent. Vous voyez ainsi dans une seule vue combien a \u00e9t\u00e9 command\u00e9, quel plafond reste disponible, et si le fournisseur livre, pour chaque commande partielle, ce que vous payez. L’enregistrement reste dans votre ERP ou votre syst\u00e8me de d\u00e9penses. La gestion, vous la r\u00e9alisez dans GRIP, qui ajoute la couche que ces syst\u00e8mes n’offrent pas.<\/p>\n\n\n\n L’erreur de raisonnement qui co\u00fbte le plus cher consiste \u00e0 traiter l’accord-cadre comme un dossier clos. La m\u00e9thode CATS CM, que GRIP suit s\u00e9rieusement, parmi les rares acteurs n\u00e9erlandais \u00e0 le faire, repose justement sur le contraire. Un contrat est un document vivant, assorti d’obligations, d’actions et de performances que vous suivez tout au long de sa dur\u00e9e.<\/p>\n\n\n\n Pour un accord-cadre, cela signifie : chaque commande, vous la rattachez au cadre, chaque performance, vous la consignez, et chaque action en cours re\u00e7oit un responsable et une date. Non pas parce que c’est obligatoire, mais parce qu’au prochain cycle d’indexation, \u00e0 la reconduction ou lors d’un nouveau march\u00e9, vous voulez disposer d’un argumentaire \u00e9tay\u00e9 plut\u00f4t que d’une reconstitution \u00e0 partir de vieux e-mails. Vous en apprendrez davantage sur cette diff\u00e9rence entre tenir un dossier et piloter r\u00e9ellement dans suivi des contrats versus gestion des contrats<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Ne commencez pas par un contrat plus strict, mais par la consommation par rapport au plafond. C’est le chiffre qui d\u00e9raille en premier et qui est le plus difficile \u00e0 reconstituer. \u00c9tablissez un total mis \u00e0 jour chaque semaine, reli\u00e9 aux diff\u00e9rentes commandes, et vous anticiperez aussi bien le d\u00e9passement du plafond que l’\u00e9largissement du p\u00e9rim\u00e8tre avant qu’ils n’apparaissent dans les r\u00e9sultats annuels.<\/p>\n\n\n\n Ce n’est qu’ensuite que vient le volet performance : KPI et SLA par commande partielle, avec un responsable pour chaque action en cours. Pour les communes et les organisations publiques comptant de nombreuses commandes d\u00e9centralis\u00e9es, cet ordre fait toute la diff\u00e9rence entre piloter et rendre compte a posteriori. Sur la page d\u00e9di\u00e9e au secteur public<\/a>, vous d\u00e9couvrirez comment les organisations r\u00e9unissent cette combinaison de commandes, de consommation et de performances dans un seul environnement.<\/p>\n\n\n\nDu dossier sign\u00e9 au contrat vivant<\/h2>\n\n\n\n
Par o\u00f9 commencer la gestion d’un accord-cadre ?<\/h2>\n\n\n\n