Gérer un accord-cadre ne commence pas au moment de la signature, mais dans les années qui suivent. Six mois après l’attribution, vous ne savez souvent plus précisément ce qui a été commandé au titre de votre accord-cadre. L’équipe projet s’est dispersée, l’attention s’est déplacée vers le marché suivant, et les commandes subséquentes se poursuivent sans que personne n’assure un suivi centralisé. C’est précisément à ce moment que la gestion d’un accord-cadre prend tout son sens.
En effet, les gains d’un accord-cadre ne se réalisent pas lors de la procédure de marché. Ils se réalisent dans le pilotage des commandes, de la consommation et des performances qui en découlent pendant des années. Et c’est justement là que l’attention faiblit dans la plupart des organisations.
Le marché est attribué, la gestion de l’accord-cadre ne fait que commencer
Une procédure de marché dure des mois. Étude de marché, critères d’attribution, délais de recours, entretiens avec les fournisseurs. Le jour de la signature, tout cela ressemble à un aboutissement. En réalité, la gestion débute à cet instant précis.
Les personnes qui connaissent le contrat sont les premières à partir après l’attribution. Le responsable des achats se consacre au marché suivant. L’équipe projet se disperse. Le gestionnaire de contrat qui hérite du dossier n’a pas participé aux négociations et doit se contenter de ce qui figure sur le papier. Ce n’est pas un hasard si les référentiels décrivent la gestion des contrats comme un cycle continu : de l’enregistrement et de la gestion au suivi, à l’évaluation et à l’amélioration. Pour un accord-cadre, ce cycle n’est pas une formalité, mais l’endroit où se trouve la valeur.
Accord-cadre ou commande subséquente : pourquoi cette distinction change tout
Un accord-cadre est un cadre. Il fixe les conditions applicables aux commandes futures, mais il ne constitue pas une obligation d’achat. Les commandes concrètes, les commandes subséquentes ou appels, vous les passez séparément dans ce cadre.
Cette distinction est au cœur du problème de gestion. L’accord-cadre est figé : les tarifs, le périmètre, le plafond et les clauses d’indexation sont établis. Les commandes subséquentes, elles, évoluent. Elles sont passées de manière décentralisée, par différents services et sites, sur plusieurs années. Celui qui ne voit que l’accord-cadre ne voit pas ce qui se passe en pratique. Et celui qui ne regarde que les commandes isolées perd le cadre de vue.
Prenons une commune disposant d’un accord-cadre pour la maintenance technique, où quatre services peuvent passer des commandes de manière autonome. L’accord-cadre est clair. Mais la somme des commandes n’existe nulle part. À la fin de l’année, il s’avère que le plafond du contrat est presque atteint, alors que personne n’a assuré de pilotage en cours de route.
Durée plus longue, davantage de commandes subséquentes, charge de gestion accrue
Les accords-cadres ont en principe une durée maximale de quatre ans, avec des exceptions qui autorisent une durée plus longue. Cette tendance vers des accords-cadres plus longs est significative, car chaque année supplémentaire accroît la charge de gestion. Une durée plus longue signifie davantage de cycles d’indexation, davantage de moments de commande et davantage de performances à consigner.
Dans le cas d’un accord-cadre de longue durée, tout cela s’accumule. Une indexation mal appliquée se répercute pendant des années sur chaque commande suivante. Un périmètre qui s’élargit discrètement au fil des commandes partielles ne devient visible que lorsqu’il est trop tard. Et c’est précisément pour ces contrats plus longs qu’une économie moyenne de 8 pour cent par an, cumulée sur plusieurs années, représente une somme considérable, à condition de prendre la gestion au sérieux.
Ce qui dérape lorsque personne ne surveille les commandes
Sans gestion active d’un accord-cadre, les risques s’accumulent. Non pas de manière spectaculaire, mais insidieuse. Les problèmes les plus fréquents sont les suivants :
- Le plafond du contrat est dépassé sans que personne ne s’en aperçoive, car les commandes sont passées de manière décentralisée sans total centralisé.
- Les commandes subséquentes élargissent le périmètre initial, sans que personne ne vérifie si elles restent dans le cadre.
- Les problèmes de performance restent dans les boîtes mail et dans les têtes, et non dans un dossier. Lors d’une reconduction ou d’un nouveau marché, les justificatifs font défaut.
- L’indexation est appliquée aux mauvais moments ou avec les mauvais tarifs, et cette erreur se répète à chaque commande suivante.
- Personne ne sait combien a été consommé par rapport au plafond, jusqu’à ce que le budget soit épuisé.
Ces problèmes résultent rarement d’un manque de volonté. Ils naissent du fait que l’information est dispersée : l’accord-cadre dans un système, les commandes dans les factures et les e-mails, les performances dans la tête de personnes qui étaient présentes par hasard. Selon WorldCC, PwC et McKinsey, en moyenne 2,6 pour cent de la valeur du contrat s’évapore chaque année à cause d’une gestion défaillante. Pour un accord-cadre comptant des dizaines de commandes sur quatre ans, ce chiffre n’a rien de théorique.
Commandes, consommation et performances par accord-cadre dans une seule vue
Pour gérer un accord-cadre, vous devez conserver en permanence plusieurs éléments en vue par accord-cadre. Non pas sous forme de reporting isolé a posteriori, mais comme une vue vivante à partir de laquelle vous pilotez :
- Quelles commandes subséquentes ont été passées, par qui et sur quel site.
- La consommation par rapport au plafond du contrat, en temps réel et non uniquement en fin d’année.
- Les performances par commande partielle : les KPI et SLA convenus sont-ils atteints ?
- Les moments d’indexation et le tarif applicable à chaque commande.
- Les actions en cours découlant de l’accord-cadre, avec leurs échéances.
Dans le Contract Dashboard de GRIP, vous reliez ces commandes et ces performances à l’accord-cadre dont elles relèvent. Vous voyez ainsi dans une seule vue combien a été commandé, quel plafond reste disponible, et si le fournisseur livre, pour chaque commande partielle, ce que vous payez. L’enregistrement reste dans votre ERP ou votre système de dépenses. La gestion, vous la réalisez dans GRIP, qui ajoute la couche que ces systèmes n’offrent pas.
Du dossier signé au contrat vivant
L’erreur de raisonnement qui coûte le plus cher consiste à traiter l’accord-cadre comme un dossier clos. La méthode CATS CM, que GRIP suit sérieusement, parmi les rares acteurs néerlandais à le faire, repose justement sur le contraire. Un contrat est un document vivant, assorti d’obligations, d’actions et de performances que vous suivez tout au long de sa durée.
Pour un accord-cadre, cela signifie : chaque commande, vous la rattachez au cadre, chaque performance, vous la consignez, et chaque action en cours reçoit un responsable et une date. Non pas parce que c’est obligatoire, mais parce qu’au prochain cycle d’indexation, à la reconduction ou lors d’un nouveau marché, vous voulez disposer d’un argumentaire étayé plutôt que d’une reconstitution à partir de vieux e-mails. Vous en apprendrez davantage sur cette différence entre tenir un dossier et piloter réellement dans suivi des contrats versus gestion des contrats.
Par où commencer la gestion d’un accord-cadre ?
Ne commencez pas par un contrat plus strict, mais par la consommation par rapport au plafond. C’est le chiffre qui déraille en premier et qui est le plus difficile à reconstituer. Établissez un total mis à jour chaque semaine, relié aux différentes commandes, et vous anticiperez aussi bien le dépassement du plafond que l’élargissement du périmètre avant qu’ils n’apparaissent dans les résultats annuels.
Ce n’est qu’ensuite que vient le volet performance : KPI et SLA par commande partielle, avec un responsable pour chaque action en cours. Pour les communes et les organisations publiques comptant de nombreuses commandes décentralisées, cet ordre fait toute la différence entre piloter et rendre compte a posteriori. Sur la page dédiée au secteur public, vous découvrirez comment les organisations réunissent cette combinaison de commandes, de consommation et de performances dans un seul environnement.
La procédure de marché vous a doté d’un cadre solide. Veillez à ce que les années suivantes tiennent les promesses de ce cadre. Découvrez comment GRIP y répond et gardez commandes, consommation et performances par accord-cadre dans une seule vue.