« Nous avons déjà AFAS, pourquoi ajouter autre chose ? » En tant que gestionnaire de contrats ou acheteur, vous entendrez tôt ou tard cette question de la part de la direction. Et c’est une question légitime. Une plateforme d’achats et de gestion des contrats ressemble à un système unique qui fait tout, mais en pratique cela fonctionne rarement ainsi. Les achats et la gestion des contrats sont deux couches distinctes qui accomplissent un travail différent. Ceux qui saisissent bien cette différence peuvent répondre honnêtement à la question de la direction.
En résumé : un système d’achats ou de dépenses est performant pour commander, enregistrer et facturer. Il vous indique qu’une commande a été passée et qu’un paiement a été effectué. Il ne vous dit pas si le fournisseur livre ce qui a été convenu. Ce contenu contractuel, les actions, les SLA et les performances, se trouve dans une autre couche. GRIP complète cette couche et renvoie les données via des intégrations.
Ce qu’un système d’achats ou de dépenses fait bien, et là où il s’arrête
Des systèmes comme AFAS, Spendcloud, Exact ou SAP sont efficaces dans ce qu’ils font. Ils gèrent la chaîne de commande : du besoin à la commande, de la facture au paiement. Vous visualisez vos dépenses par fournisseur, vous rapprochez les factures, vous obtenez des rapports de base sur vos dépenses. Pour la couche des achats, c’est exactement ce dont vous avez besoin.
Ces systèmes enregistrent aussi le fait que vous avez un contrat. Le nom du fournisseur, la date de début et de fin, le montant. Et cela s’arrête là. Le contenu du contrat, ce qui a été concrètement convenu en matière de qualité, de performance et d’indexation, reste hors de vue. Prenez un contrat de nettoyage de 60 pages avec des accords de SLA, des clauses de pénalité et un mécanisme d’indexation. Dans votre système de dépenses, cela se résume à une seule ligne : contrat numéro 123, durée quatre ans, montant annuel.
Ce n’est pas une lacune du système. Un système de dépenses n’est pas conçu pour surveiller les SLA ou suivre les actions en cours. Il s’agit de couches différentes, et non de meilleur ou de moins bon.
Ce qui se passe après la commande (et là où ça dérape)
La commande a été passée, la facture a été payée. Et ensuite ? C’est alors que commence le travail où la plupart de la valeur s’évapore. Dans le secteur, on appelle cela la fuite (leakage) : de l’argent et de la valeur qui disparaissent des contrats parce que les performances ne sont pas surveillées.
Les questions auxquelles votre système de dépenses ne répond pas :
- Quelles actions sont en cours sur ce contrat de nettoyage ?
- Le fournisseur atteint-il le score DKS convenu sur le site de Rotterdam ?
- Avons-nous déjà régularisé cette pénalité de SLA du trimestre dernier ?
- Quand tombe la prochaine indexation et le pourcentage est-il correct ?
- Ce contrat sera-t-il reconduit tacitement si nous ne le résilions pas à temps ?
Pour un responsable des achats dans un établissement de santé comptant 15 sites et 30 fournisseurs, ces réponses sont dispersées entre les boîtes mail, les fichiers Excel et la mémoire des collègues. En cas de changement de personnel, cette connaissance disparaît. C’est précisément la couche où le tableau de bord contractuel de GRIP fait son travail. Vous en apprendrez davantage sur cette différence dans l’article sur la gestion administrative des contrats face à la gestion des contrats.
Tout dans un seul système : cela semble logique, mais fonctionne rarement
La tentation est grande de penser : une seule plateforme d’achats et de gestion des contrats qui fait tout, cela évite les tracas. En pratique, la profondeur se dilue alors. Un système de dépenses qui tente aussi de gérer le contenu contractuel reste superficiel sur le volet contractuel. Un système de contrats qui veut aussi passer des commandes le fait à moitié. La profondeur de la couche contractuelle disparaît lorsque vous l’accrochez à votre système de commande.
Et puis vient l’objection que tout gestionnaire de contrats reconnaît : un système de plus, c’est encore une intégration, encore des explications à fournir à la direction. Cette objection est réelle et mérite une réponse honnête. Il ne s’agit pas d’avoir plus de systèmes. Il s’agit d’avoir la bonne profondeur au bon endroit. Votre couche d’achats continue de faire ce qu’elle fait bien. La couche contractuelle accomplit le travail qui n’y a pas sa place. GRIP est certifié ISO 9001 et ISO 27001, ce qui simplifie la partie « est-ce bien sécurisé ? » de cet échange avec la direction.
Deux couches qui se complètent : comment fonctionne la connexion
La complémentarité ne devient crédible que lorsque les données circulent en retour. GRIP ne remplace pas votre système d’achats, GRIP s’y connecte. Avec AFAS et Spendcloud, des intégrations concrètes existent. En gros, les données contractuelles de base et les informations sur les fournisseurs sont transmises de votre ERP ou système de dépenses vers GRIP. Le contenu du contrat, les mesures de performance et les accords financiers sont gérés dans GRIP. Les régularisations et les données de facturation peuvent ensuite être renvoyées vers votre ERP.
Ainsi, vous n’avez rien à saisir en double. Le volet des commandes reste à sa place, le volet contractuel obtient la profondeur dont il a besoin. Sur la page consacrée à la propriété des données, vous découvrirez comment ces flux de données et leur propriété sont organisés.
Est-ce possible, et est-ce souhaitable ? L’arbitrage honnête
Revenons à la question de la direction. Un seul système pour tout : c’est techniquement possible, mais cela procure rarement la profondeur dont vous avez besoin sur le volet contractuel. Le meilleur arbitrage n’est pas « un ou deux systèmes », mais « quelle couche accomplit quel travail ». Une organisation qui ne dispose que d’un système de dépenses n’a pas de visibilité sur ce qui se passe après la commande. Cette visibilité, c’est précisément là où la valeur s’évapore ou, au contraire, est récupérée.
Les organisations qui prennent la couche contractuelle au sérieux économisent en moyenne 8 % par an et gagnent jusqu’à 30 % de temps sur la gestion administrative des contrats, à condition que cela soit mené de manière conforme. Avec plus de 525 utilisateurs actifs dans plus de 50 organisations, dont des universités et des établissements de santé aux contrats multi-sites complexes, ce n’est pas de la théorie.
Vous souhaitez voir concrètement quel travail la couche contractuelle accomplit en complément de votre système d’achats existant ? Consultez l’aperçu des principales fonctions d’un logiciel de gestion des contrats ou demandez une démonstration pour voir GRIP fonctionner aux côtés de votre AFAS ou Spendcloud.