ARTIS werkt al langer met GRIP voor het Financieel Beheer
van het schoonmaakcontract, in samenwerking met facilitair adviespartner
CONTRAST, die de schoonmaakcalculatie in GRIP beheert en kwaliteitsmetingen
uitvoert. Met de start van een nieuwe pilot zetten GRIP en ARTIS een volgende
stap: het uitbreiden van deze werkwijze naar de bredere facilitaire contracten
binnen de organisatie.
De uitdaging
Het team van ARTIS beheert meerdere facilitaire contracten,
elk met eigen leveranciers, afspraken en prestatie-indicatoren. Met de groei
van het aantal contracten groeide ook de behoefte aan één centrale plek waar
KPI’s en contractafspraken overzichtelijk samenkomen.
Zonder dat overzicht was proactief sturen lastiger:
knelpunten kwamen vaak pas aan het licht wanneer een deadline al dichtbij was
of een afspraak ter discussie stond. Voor een organisatie als ARTIS, met
meerdere leveranciers en contracten tegelijk, betekende dat meer
afhankelijkheid van handmatige controle en minder ruimte om leveranciers actief
aan te sturen op prestaties. Structureel sturen op KPI’s vraagt om een systeem
dat dit inzicht biedt.
De oplossing
Met GRIP krijgt ARTIS overzicht over alle facilitaire
contracten, inclusief de bijbehorende KPI’s en afspraken. Zo worden nu de
resultaten van de kwaliteitsmetingen en guest journey onderzoeken welke
CONTRAST uitvoert in het dashboard gerapporteerd en als KPI inzichtelijk
gemaakt. Deadlines worden niet meer gemist, en dit is ook aantoonbaar te maken
richting leveranciers. Het team kan nu structureel sturen op KPI’s: tijdig
signaleren wanneer iets afwijkt, in gesprek gaan met leveranciers op basis van
feiten en onderbouwd aantonen dat afspraken worden nagekomen. Zo verschuift het
contractbeheer van reactief naar proactief contractmanagement.
“Voorheen misten we overzicht over onze facilitaire
contracten. Met GRIP kunnen we nu proactief sturen op KPI’s in plaats van
achteraf bijsturen en dat versterkt onze relaties met leveranciers en verhoogt
de kwaliteit van dienstverlening”
Niek Waaning, hoofd parkmanagement & evenementen, ARTIS