Een indexatie schoonmaakcontract controleren betekent het aangekondigde percentage toetsen aan je eigen indexatieclausule voordat je de factuur goedkeurt. Niet de cao bepaalt wat er op je factuur doorwerkt, maar de formule in jouw contract. GRIP is contractmanagement-software voor leverancierscontracten van Nederlandse organisaties in zorg, onderwijs en publieke sector. Volgens WorldCC, PwC en McKinsey lekt gemiddeld 2,6% van de contractwaarde per jaar weg bij gebrekkig contractbeheer, en heeft 95% van de organisaties geen volledig inzicht in de eigen contractuele verplichtingen. Een onterechte indexatie is precies zo’n lek.
Er ligt een indexatiebrief van 6,2% op je bureau. De schoonmaakleverancier verwijst naar de nieuwe cao en wil per 1 januari doorbelasten. Klopt dat percentage met je contract? Voor veel contractmanagers is het antwoord: geen idee, en geen tijd om het uit te zoeken. Hieronder lees je hoe je die controle in minuten doorloopt.
De cao Schoonmaak 2026-2028 raakt je factuur, maar niet zoals je denkt
Het cao-boekje Schoonmaak- en Glazenwassersbranche 2026-2028 is in oktober 2026 gepubliceerd. In België steeg het loon in paritair comité 121 (schoonmaak) in juli 2026 met 2,07%. Volgens CBS-cijfers over de dienstverlenende sector vormen loonkosten bij arbeidsintensieve diensten verreweg het grootste deel van de kostprijs. Een cao-verhoging drukt dus direct op de kostenstructuur van je leverancier.
Hier zit de denkfout. Een cao-stijging is geen factuurstijging. Wat er doorwerkt op jouw factuur bepaalt niet de cao, maar de indexatieclausule in jouw contract. Staat daar een gewogen formule met loon, sociale lasten en een algemeen prijsindexcijfer, dan is de contractuele stijging bijna altijd lager dan de kale cao-loonstijging. Leveranciers grijpen soms naar het hoogste getal dat voorhanden is. Jouw taak is het getal terugbrengen naar wat er contractueel is afgesproken.
Waarom je de indexatie niet zomaar mag goedkeuren
Veel contractmanagers tekenen de indexatiebrief af omdat de deadline dringt en de clausule in een PDF ergens op de schijf staat. Dat terugzoeken kost een halve middag die er niet is. Het gevolg: een percentage dat nooit tegen de bron is gehouden, elk jaar opnieuw.
De oplossing begint niet bij een strengere clausule, maar bij een vaste controleroutine die je in minuten doorloopt. Het gaat om twee vragen. Klopt het percentage met de gekozen index en de peildata? En klopt de grondslag, dus betaal je indexatie over het juiste contractbedrag en niet over stiekem uitgebreide scope? Zonder antwoord op beide vragen is akkoord geven een gok.
Je indexatieclausule lezen: zes velden die bepalen of het klopt
Pak je clausule erbij en vul deze zes velden in. Pas als ze allemaal matchen met de brief van de leverancier, klopt de indexatie.
- Gekozen index. Welke index schrijft je contract voor? Een cao-loonindex, het CBS-prijsindexcijfer, of een samengestelde formule. De leverancier moet exact deze index gebruiken.
- Referentiemaand. Over welke maand of periode wordt het indexcijfer genomen? Vaak oktober op oktober, soms een jaargemiddelde.
- Peildatum. De datum waarop het indexcijfer wordt vastgesteld. Een verschoven peildatum geeft een ander percentage.
- Publicatiedatum. Wanneer is het bron-indexcijfer officieel gepubliceerd? Je kunt niet indexeren op een cijfer dat nog niet bestond.
- Ingangsdatum. Per wanneer geldt het nieuwe tarief? Meestal 1 januari, maar lees het na.
- Gewichten en maximum. Bij een gewogen formule: welk percentage weegt loon, sociale lasten en overig? En staat er een maximumstijging in?
Samengestelde indexatie voorgerekend: 70% loon, 10% sociale lasten, 20% overig
Stel, je hebt een schoonmaakcontract van 10.000 euro per maand. De clausule weegt 70% loon, 10% sociale lasten en 20% algemene prijsindex. De cijfers over je referentieperiode: loon +5,0%, sociale lasten +3,0%, overig +2,5%.
- Loon: 70% x 5,0% = 3,50%
- Sociale lasten: 10% x 3,0% = 0,30%
- Overig: 20% x 2,5% = 0,50%
- Gewogen indexatie: 4,30%
De contractuele stijging is 4,30%, geen 5,0%. Je nieuwe maandtarief wordt 10.430 euro, niet 10.500 euro. Dat verschil van 70 euro per maand is 840 euro per jaar op dit ene contract. Over twintig locaties loopt dat snel op.
Waar gaat het mis? Twee plekken. Afronding: wie elk tussenpercentage apart afrondt voor de optelsom, komt op een ander eindcijfer uit dan wie pas aan het eind afrondt. Leg vast wanneer je afrondt. En peildata: als de leverancier een recenter, hoger looncijfer pakt dan je contract voorschrijft, telt het verschil direct door in de 70%-component. Vraag altijd de bron-indexcijfers op die de leverancier heeft gebruikt.
Indexatie, meerwerk of scopewijziging? Haal ze uit elkaar
De factuur stijgt, maar is dat indexatie? Soms zijn er ongemerkt frequenties verhoogd of vierkante meters bijgekomen. Een hogere factuur die “indexatie” heet terwijl er stiekem scope in zit, is de meest voorkomende fout in de praktijk. Deze drie horen afzonderlijk op je factuur zichtbaar te zijn.
- Indexatie. Hetzelfde werk, een hoger tarief volgens je clausule.
- Meerwerk. Eenmalig extra werk, los overeengekomen, met eigen opdrachtbon.
- Scopewijziging. Structureel meer of minder ruimtes, frequenties of m2, met een aangepaste basis.
Zie je een factuurregel die deze drie door elkaar husselt, stuur hem terug en vraag om uitsplitsing. Indexatie reken je altijd over de oorspronkelijke grondslag, niet over een grondslag die al door scope is opgeblazen.
Wat doe je bij een fout: verkeerde index, te laat, of terugwerkende kracht
Komt de aankondiging pas in maart binnen met ingangsdatum 1 januari, dan toets je of je contract terugwerkende kracht toestaat. Ontbreekt die grondslag, dan geldt het nieuwe tarief pas vanaf de aankondiging. Gebruikt de leverancier een andere index dan afgesproken, of een jaar-op-jaarcijfer in plaats van de voorgeschreven periode, dan geef je geen akkoord. Vraag een gecorrigeerde brief met de juiste grondslag. Geen grondslag, geen betaling van het meerdere.
De controle vastleggen: van losse PDF naar één contractdossier
Een controle die je nergens vastlegt, moet je volgend jaar opnieuw doen. In Excel leeft de clausule op het ene tabblad, de brief in een mailbox en het indexcijfer in je hoofd. Koppel ze in plaats daarvan aan elkaar in één dossier: de clausule, de indexbrief, de gebruikte bron-indexcijfers, je eigen berekening en de goedkeuring, met een audit trail die laat zien wie wat wanneer akkoord gaf.
Met het Contract Dashboard staat je indexatieclausule naast de factuur, en rekent het financieel beheer de gewogen formule mee. Zo toon je tegenover je CFO aan dat een onterechte indexatie niet onopgemerkt doorloopt over al je locaties.
Bekijk hoe GRIP de indexatiecontrole van je schoonmaakcontracten vastlegt. Boek een demo.
Veelgestelde vragen
Mag een schoonmaakbedrijf indexeren met terugwerkende kracht? Alleen als je contract dat expliciet toestaat. Komt de aankondiging later binnen dan de ingangsdatum en ontbreekt een grondslag voor terugwerkende kracht, dan geldt het nieuwe tarief pas vanaf de datum van aankondiging.
Is de cao-loonstijging hetzelfde als mijn contractuele indexatie? Nee. De cao bepaalt de loonkosten van je leverancier. Wat op jouw factuur doorwerkt, bepaalt je indexatieclausule. Bij een gewogen formule ligt de contractuele stijging meestal lager dan de kale cao-loonstijging.
Welk percentage geldt na de cao Schoonmaak 2026-2028? Dat hangt af van je clausule, niet van de cao zelf. De cao 2026-2028 is in oktober 2026 gepubliceerd; in België steeg PC 121 in juli 2026 met 2,07%. Je eigen percentage reken je uit met je gekozen index en gewichten.
Hoe weet ik of een factuurstijging indexatie of scope is? Indexatie, meerwerk en scopewijziging horen afzonderlijk op de factuur. Kun je ze niet uit elkaar halen, vraag dan om uitsplitsing. Indexatie reken je altijd over de oorspronkelijke grondslag.
Wat doe ik als de leverancier een verkeerde index gebruikt? Geef geen akkoord en vraag een gecorrigeerde brief met de index, referentiemaand en peildatum die je contract voorschrijft. Betaal pas het meerdere wanneer de grondslag klopt.
Hoe leg ik een indexatiecontrole aan voor een audit? Bewaar de clausule, de indexbrief, de gebruikte bron-indexcijfers, je berekening en de goedkeuring in één contractdossier met een audit trail. Zo is elke beslissing later herleidbaar.