Voyez ce qu’il y a éellement dans vos contrats. Et pilotez-les.
Vous savez quels contrats vous avez. Mais que contiennent-ils réellement, qui en est propriétaire, et qu’avez-vous convenu avec votre fournisseur ? Le Contract Dashboard vous répond : pour vous et pour votre fournisseur.
Les contrats qui ne sont pas pilotés activement coûtent de l’argent.
Source : étude indépendante (WorldCC, PwC, McKinsey).
Du pdf au contrat pilotable, en quelques minutes
Vous téléversez le dossier tel quel. GRIP en extrait les parties, la durée, le préavis, la clause d’indexation, les KPI et les obligations, puis les prépare sous forme de champs sur lesquels vous pouvez piloter. Vous vérifiez et validez, ensuite la gestion commence. Si vous importez un document pour un contrat déjà présent dans GRIP, GRIP le reconnaît : le même contrat ne se retrouve pas deux fois dans votre aperçu.
En savoir plus sur l’import par IA →Des KPI que vous définissez vous-même, pas qu’on vous impose
Vous décidez pour chaque contrat de ce qui est mesuré : la norme, la méthode de mesure et le seuil en dessous duquel ce n’est plus acceptable. GRIP place les scores à côté de l’accord et montre où le contrat s’écarte. L’orange et le rouge signifient qu’une discussion s’impose, chiffres à l’appui.
Découvrez comment fonctionne le suivi des KPI →Du signal à l’action clôturée
Un écart devient une action, une action reçoit un responsable et une échéance. Le travail ouvert reste visible jusqu’à sa clôture, même lorsqu’il incombe au fournisseur. Une seule vue montre ce qui se passe, ce qui est en retard et qui doit agir.
Découvrez comment fonctionnent les actions →Votre fournisseur travaille dans le même environnement
La gestion des contrats se bloque dès que vous et votre fournisseur tenez chacun votre propre liste. Vous définissez les accords et les KPI, votre fournisseur travaille sur les mêmes actions depuis son propre accès et transmet ses mesures. Pas de portail fournisseur séparé à entretenir.
- Votre fournisseur ne voit que les contrats auxquels il est rattaché
- Les fournisseurs ne voient rien les uns des autres
- Pour chaque action, vous décidez si elle reste interne ou revient au fournisseur
Chacun sait qui doit agir
Un contrat appartient à quelqu’un, une action appartient à quelqu’un. GRIP l’enregistre, pour que le suivi ne dépende pas de qui s’en souvient encore.
Un propriétaire, un gestionnaire de contrat et les collègues qui suivent le dossier.
La même répartition côté fournisseur, vous savez donc toujours à qui vous adresser.
Un responsable, une échéance et des personnes en copie si nécessaire.
Le travail ouvert est toujours rattaché à une personne, même après un changement de collaborateur.
L’accès aux sites et aux organisations qui correspondent au rôle.
Un responsable de site voit ses propres sites, le gestionnaire de contrat voit tout le portefeuille.
Ce que vous pilotez, vous pouvez aussi le montrer
La justification vers la direction, l’auditeur ou le pouvoir adjudicateur sort du système avec lequel vous pilotez. Vous n’avez rien à reconstruire dans Excel ou PowerPoint.
- Un rapport sur la période de votre choix, avec votre introduction et votre conclusion, à partager directement en pdf par e-mail
- Exportez les actions et les mesures de KPI vers Excel pour ceux qui veulent faire leurs propres calculs
- Une mise à jour quotidienne ou hebdomadaire dans votre boîte mail avec ce qui est ouvert et les échéances à venir
Des organisations qui ont pris le contrôle de leurs contrats
Du secteur de la santé au secteur public : voici comment GRIP aide les équipes à tirer davantage de chaque accord.
“Gestion des contrats et pilotage des KPI à l’échelle de la ville : une seule vue d’ensemble pour des centaines de sites.”
Secteur public Lire l’histoire →
“Les contrats ne sont plus une archive, mais un outil pour piloter les fournisseurs.”
Services aux entreprises Lire l’histoire →
“Une université technique qui veut gérer activement ses services externalisés.”
Enseignement Lire l’histoire →Questions fréquentes
Comment fonctionne l’import de contrats par IA ?
Vous téléchargez le dossier au format PDF : cahier des charges, contrat et offre. GRIP reconnaît automatiquement les parties, la durée, la date de renouvellement, les indexations, les KPI et les responsables. En quelques minutes, un contrat structuré apparaît dans le dashboard, sans saisie manuelle. Nos équipes vérifient là où c’est nécessaire.
Comment GRIP évite-t-il les doublons de contrats ?
De deux manières. Lorsque des contrats arrivent d’un système ERP ou purchase-to-pay comme AFAS ou Spend Cloud, GRIP les compare aux contrats déjà présents dans votre environnement : les contrats déjà existants sont exclus de l’import, de sorte que le même contrat ne peut pas être importé deux fois. Et lorsque GRIP importe un document contractuel, il reconnaît si ce contrat est déjà présent. Les doublons sont ainsi identifiés avant d’arriver dans votre aperçu.
Nos contrats doivent-ils d’abord être en ordre ?
Non. De nombreuses organisations commencent justement avec GRIP pour instaurer de la structure. Vous démarrez avec les dix contrats les plus importants et élargissez progressivement. Pas de projet lourd, juste une continuité de travail.
GRIP peut-il se connecter à notre système ERP ou P2P ?
Oui. GRIP s’intègre avec AFAS, Spend Cloud, Exact, Visma, SAP et d’autres systèmes. Vous pouvez aussi commencer sans intégration : en téléchargeant directement vos dossiers. L’intégration peut toujours être mise en place plus tard.
Nos fournisseurs voient-ils les données des autres ?
Non. Chaque fournisseur ne voit que les contrats auxquels il est rattaché, avec les actions, les KPI et les documents correspondants. Les fournisseurs ne voient rien les uns des autres. Vous gardez la vue d’ensemble sur tous les contrats.
Quel est le niveau de sécurité de nos données contractuelles ?
Toutes les données sont protégées selon les normes européennes (RGPD et ISO 27001). L’accès est limité aux utilisateurs autorisés et toutes les données sont stockées au sein de l’UE.
Envie de voir ce que contiennent vos contrats ?
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